Helpdesk

We zijn er om u op alle mogelijke manieren te helpen.

Hoe vernieuw ik mijn abonnementen? (Renewal)

Het seizoen is voorbij of je wilt jouw fans nu al voorzien van hun abonnement voor het komende seizoen. Doe dit gemakkelijk met de abonnementen renewal module.

  • Ga naar instellingen > Seizoenen
  • Klik op “aanmaken” (rechts bovenaan)
  • Vul de naam in van het “nieuwe seizoen” bv. 2020/2021
  • Laat het veld seating plan over (dit zal automatisch ingevuld worden)
  • Vul de datum in bij ‘van en ‘tot’: Deze datum bepaalt de periode waarin nieuwe abonnementen kunnen verkocht worden voor het grote publiek
    LET OP! Wil je eerst je huidige abonnees hun abonnementen laten verlengen voordat je de omgeving open stelt voor het grote publiek, dan dien je de datum in de toekomst te plannen. Zorg dan dat deze datum aansluit op de renewal data die je kunt ingeven in een van de volgende stappen
  • Vul de checkboxes verder aan:
    • Ghost seats: Indien je deze optie aanvinkt, kunnen bezoekers willekeurig een zitje kiezen in het zaalplan. LET OP! dit kan zorgen voor grote gaten/open gelaten zitjes. Wil je dus dat de zaal mooi aansluitend ingevuld wordt? Dink dit vakje dan niet aan.
    • Available for requests: Indien je deze optie aanvinkt, kunnen mensen zelf geen zitje kiezen, maar wel een aanvraag indienen. Deze aanvragen zijn terug te vinden onder > abonnementen > tandwiel > requests. Je dient dan als admin zelf manueel de abonnementen aan te maken in het zaalplan. Mensen kunnen zelf geen zitjes kiezen en het toewijzen van abonnees verloopt volledig manueel.
      Dit dient enkel voor nieuwe abonnementen, niet voor hernieuwing/renewal van abonnementen.
      Om enkel requests te doen moet de abonnementenverkoop uitgeschakeld zijn. (de datum van hierboven bepaald wanneer de verkoop open/dicht is).
    • Suggestive seating: Wanneer dit ingeschakeld is, kiest het systeem automatisch de meest optimaal beschikbare zitplaatsen. De klant kiest zelf niet waar hij dus zal plaatsnemen. De klant krijgt deze plaatsen voorgesteld en moet deze enkel bevestigen.
  • Categorie voor aankoop van abonnementen: de categorie die standaard zal gekozen worden voor de aankoop van abonnementen (normaal: volwassene)
  • Categorie voor online aankopen: de categorie die standaard zal gekozen worden voor de aankoop van abonnementen online (normaal: volwassene)
  • Default Seat Type: het standaard seat type dat zal gekozen worden wanneer je een zitje wil bestellen (normaal: standaard seat)
  • Season filling: Kies 1 van de onderstaande
    • Empty: het zaalplan is volledig leeg, je start het nieuwe seizoen met een schone lei. Geen informatie van vorig seizoen word overgenomen voor je nieuwe seizoen.
    • No renewal: Je abonnementen van het vorige seizoen worden automatisch overgenomen in het nieuw seizoen zoals in het vorige seizoen. Alle abonnementen zijn dus al betaald.
    • Renewal: Je biedt een renewal aan voor de huidige abonnementen, dit wil zeggen dat alle abonnementen van het vorige seizoen overgenomen worden in het nieuwe seizoen met een openstaand bedrag. Mensen kunnen zelf hernieuwen (of niet). Eens de periode van hernieuwing voorbij is kan de club klikken op de knop boveneen “clear non-renewed seats” (deze knop verschijnt wanneer je later terugkomt naar de instellingen van je seizoen via de edit-knop). Klik je op deze knop, dan verdwijnen ALLE niet vernieuwde abonnementen van het zaalplan. LET OP: deze stap kun je niet ongedaan maken.
      Iedereen die abonnementen hernieuwing wilt gebruiken kiest dus voor de laatste optie.

Klik op “next”

Season seat types pricing

Hier krijg je een overzicht van alle seat types. Je kan nu zelf de prijzen gaan aanpassen voor elke categorie.
Wil je zelf nog categorieën toevoegen of verwijderen? Dat kan onder instellingen > seat type categories.

Indien requests ingeschakeld zijn kan je onderaan zelf bepalen voor welk seat type een “request” kan ingediend worden.
Als je in de vorige stap de checkbox “available for request” niet hebt aangevinkt, zul je deze stappen niet zien staan.

  • Selecteer het seat type die een “request” mag indienen

Klik op “next

Filling settings

  • Selecteer het seizoen waarvan je wil kopiëren
  • Vul de datum in (van/tot) voor vernieuwing van de abonnenten voor dezelfde plaatsen
  • Vul de datum in (van/tot) voor vernieuwing van abonnementen voor andere plaatsen
    Kiest je bezoeker voor deze laatste optie? Dan worden zijn/haar seats van het vorige seizoen verwijderd en komen de nieuwe in de plaats. Hij/zij kan daarna de plaatsen niet meer claimen.

    LET OP! Indien je dit gefaseerd wilt doorlopen volg je logischerwijs de volgende stappen (1) vernieuwing van dezelfde plaatsen (2) vernieuwing voor andere plaatsen (3) open voor het grote publiek, zoals in de eerste stap hierboven. Zorg ervoor dat de data op elkaar aansluiten.

Klik op “next

Renewal email

Hier kan je verschillende renewal mails opmaken voor elk seat type. Dit zorgt ervoor dat je snel en gemakkelijk iedereen kan bereiken.

  • Kies het onderwerp van de titel
  • Kies voor welk seat type(s) / account type(s) deze email van toepassing is
  • Bepaald de vooropgestelde verzenddatum
  • Maak de mail op:
    • plak je tekst makkelijk in de editor
    • Verander de opmaak
    • Voeg eventueel een afbeelding in
    • Verander naar hartelust
  • Stuur een test email
  • klik op send email om de opgemaakte email te plannen voor de opgegeven datum

Een andere email voor een ander seat type? > klik op add new email en volgt bovenstaande opnieuw.

Als je alle mails ingevuld en ingepland hebt (door op send email te klikken bij elke opgemaakt email)

Klik op “save

Voor je seizoen in verkoop kan kijk je best nog even jullie verkoopsvoorwaarden na. We hebben standaard voorwaarden in het systeem zitten, maar die moeten jullie aanvullen/aanpassen met jullie organisatie gegevens. Deze voorwaarden kun je vinden onder instellingen > account pages > subscription purchase terms & conditions. Elke klant moet deze goedkeuren bij de aankoop van een abonnement.

Vergeet niet op te slaan als je klaar bent!

Fijn nieuw seizoen!